【GAS】Googleフォームの回答をスプレッドシート・スライドへ自動転記する方法

申込フォームの最新回答を名簿の固定欄へ表示したり、定型スライドへ反映したりしたい場合はGASが役立ちます。この記事では、質問名と転記先を検証し、設定ミスに気づきやすくしたコードを使います。

Googleフォームの回答を自動転記する仕組み

標準連携とGASの使い分け

Googleフォームには、回答を新規または既存のGoogleスプレッドシートへ保存する標準機能があります。回答を行単位で蓄積するだけならコードは不要です。設定方法はGoogleフォームの回答保存先に関する公式ヘルプで確認できます。

今回作るもの

「ユーザー名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の4項目を持つフォームを用意し、送信された最新回答をユーザー一覧シート、またはGoogleスライドの1枚目へ反映します。

Googleフォームと転記先を準備

フォームに4つの質問を作る

Googleフォームへ次の質問を追加します。コードは質問タイトルを完全一致で探すため、表記も合わせてください。

• ユーザー名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

スプレッドシートの転記先を作る

固定セルへ転記する場合は、転記先ファイルに「ユーザー一覧」という名前のシートを作り、A1:A4へ質問名、B1:B4へ回答が入るレイアウトを用意します。

Googleスライドの転記先を作る

Googleスライドの1枚目に、4項目を表示するテキストボックスを配置します。本文では次のタイトルを使って転記先を識別します。

テキストボックスへタイトルを付ける

1. 1転記対象のテキストボックスを選択して右クリックします。
2. 2「代替テキスト」から「高度なオプション」を開きます。
3. 3「タイトル」欄へ name など、表に示した文字列を入力します。
4. 4残りの3つのテキストボックスにも対応するタイトルを付けます。

Apps Scriptを起動してコードを記述

フォームに紐づくスクリプトを開く

1. 1作成したGoogleフォームを編集画面で開きます。
2. 2右上のメニューから「スクリプト エディタ」を選択します。
3. 3Code.gsへ、目的に合うコードを貼り付けます。

スプレッドシートの固定セルへ転記するコード

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXを転記先スプレッドシートのファイルキーへ置き換えます。ファイルキーはスプレッドシートURLの /d/ と /edit の間にある文字列です。

function sendFormToSheet(e) {
  if (!e || !e.response) {
    throw new Error('フォーム送信イベントから実行してください。');
  }

  const itemAnswers = e.response.getItemResponses();
  const answerMap = new Map();

  itemAnswers.forEach(function (itemAnswer) {
    const question = itemAnswer.getItem().getTitle();
    const rawAnswer = itemAnswer.getResponse();
    answerMap.set(question, String(rawAnswer || ''));
  });

  const questionNames = [
    'ユーザー名',
    '住所',
    '電話番号',
    'メールアドレス'
  ];
  const missingNames = questionNames.filter(function (question) {
    return !answerMap.has(question);
  });

  if (missingNames.length) {
    throw new Error('フォームの質問名がコードと一致しません。');
  }

  const bookKey = 'XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX';
  const book = SpreadsheetApp.openById(bookKey);
  const sheet = book.getSheetByName('ユーザー一覧');

  if (!sheet) {
    throw new Error('ユーザー一覧シートが見つかりません。');
  }

  const outputValues = questionNames.map(function (question) {
    return [answerMap.get(question)];
  });

  sheet.getRange('B1:B4').setValues(outputValues);
  SpreadsheetApp.flush();
}

回答は質問の並び順ではなく、質問タイトルで対応付けます。そのため、フォーム上で質問の順番を入れ替えても、質問タイトルが同じなら転記先は変わりません。4セルを二次元配列にし、Rangeクラスの setValues()でまとめて書き込みます。

Googleスライドへ転記するコード

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXを転記先Googleスライドのファイルキーへ置き換えます。

function sendFormToDeck(e) {
  if (!e || !e.response) {
    throw new Error('フォーム送信イベントから実行してください。');
  }

  const itemAnswers = e.response.getItemResponses();
  const answerMap = new Map();

  itemAnswers.forEach(function (itemAnswer) {
    const question = itemAnswer.getItem().getTitle();
    const rawAnswer = itemAnswer.getResponse();
    answerMap.set(question, String(rawAnswer || ''));
  });

  const fieldPairs = [
    ['ユーザー名', 'name'],
    ['住所', 'address'],
    ['電話番号', 'phone'],
    ['メールアドレス', 'email']
  ];
  const missingNames = fieldPairs.filter(function (pair) {
    return !answerMap.has(pair[0]);
  });

  if (missingNames.length) {
    throw new Error('フォームの質問名がコードと一致しません。');
  }

  const presentationKey = 'XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX';
  const deck = SlidesApp.openById(presentationKey);
  const pages = deck.getSlides();

  if (!pages.length) {
    throw new Error('転記先のスライドがありません。');
  }

  const shapes = pages[0].getShapes();

  fieldPairs.forEach(function (pair) {
    const box = shapes.find(function (shape) {
      return shape.getTitle() === pair[1];
    });

    if (!box) {
      throw new Error('タイトル「' + pair[1] + '」のテキストボックスが見つかりません。');
    }

    box.getText().setText(answerMap.get(pair[0]));
  });

  deck.saveAndClose();
}

フォームの回答を質問タイトルで対応付け、1枚目から name、address、phone、email のテキストボックスを探します。見つからない要素があれば、途中でエラーにして設定漏れを知らせます。

フォーム送信トリガーを設定

フォーム送信時のイベントを受け取るには、インストール型トリガーを作成します。関数名が onFormSubmit でなくても、トリガー画面で実行する関数を選べば動作します。

1. STEP1
   トリガー追加画面を開く

   Apps Script画面の左側にある「トリガー」を開き、右下の「トリガーを追加」を選択します。

2. STEP2
   実行する関数を選ぶ

   スプレッドシートへ転記する場合は sendFormToSheet、スライドへ転記する場合は sendFormToDeck を選びます。

3. STEP3
   フォーム送信時を指定する

   イベントのソースを「フォームから」、イベントの種類を「フォーム送信時」にして保存します。

Google公式では、フォーム本体に紐づく送信トリガーのイベントは response に FormResponse を持つと説明されています。詳しくはイベントオブジェクトの公式ガイドとFormResponseリファレンスを確認してください。

初回認証とテスト送信

トリガーを作成するアカウントを確認

初回は、Googleフォーム、転記先スプレッドシート、またはGoogleスライドへのアクセス承認を求められます。自分で作成したスクリプトであることと、要求される権限が転記目的に合っていることを確認して承認します。

インストール型トリガーは、フォーム回答者ではなくトリガーを作成したアカウントの権限で実行されます。転記先を編集できるGoogleアカウントでトリガーを作成してください。制約と設定方法はインストール型トリガーの公式ガイドに掲載されています。

テスト回答を1件送信する

1. 1転記先ファイルを複製し、コードのファイルキーを複製先へ変更します。
2. 2Googleフォームのプレビューから4項目へテスト値を入力します。
3. 3フォームを送信します。Apps Scriptエディタの「実行」ボタンは押しません。
4. 4指定したセル、または4つのテキストボックスへ値が入ったか確認します。
5. 5再度フォームを送信し、最新回答で上書きされることを確認します。

うまく転記できないとき

フォーム送信イベントから実行してくださいと出る

Apps Scriptエディタ上部の「実行」を押すと、フォーム送信イベントがないため e.response を取得できません。トリガーを設定し、フォームのプレビューから回答を送信してテストします。

フォームの質問名が一致しない

フォームの質問タイトルとコード内の「ユーザー名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を完全に一致させます。質問タイトルを変更した場合は、コード側も同時に直してください。

シートやテキストボックスが見つからない

シート名が「ユーザー一覧」になっているか、スライドのテキストボックスへ4つのタイトルを設定したか確認します。タイトルは大文字と小文字、前後の空白も含めて一致させます。

フォームを送っても何も起きない

Apps Scriptの「トリガー」で対象関数が登録されているか確認し、次に左メニューの「実行数」を開きます。トリガー実行の失敗はフォーム画面に表示されないため、エラー内容は実行履歴または失敗通知メールで確認します。

複数選択の回答を扱いたい

チェックボックスなどの回答は配列になる場合があります。このコードは String() で文字列へ変換するため、複数の値はカンマ区切りで転記されます。別の区切り文字や改行を使いたい場合は、質問の種類を確認して変換処理を調整してください。

回答履歴を残すときの考え方

この記事の固定セル・固定テキストボックス方式は、ダッシュボードや名札など「最新の1件」を表示する用途向けです。すべての回答を残す場合は、次のどちらかを選びます。

• Googleフォーム標準の回答先スプレッドシートへ全件を蓄積する
• 送信のたびに行、シート、またはスライドの複製を増やすコードへ拡張する

まとめ

• 回答を蓄積するだけならGoogleフォーム標準のスプレッドシート連携を使う
• 固定セルや定型スライドへ反映するときにGASを使う
• フォーム本体に紐づくインストール型の送信トリガーを設定する
• 質問タイトルと転記先要素を検証してから書き込む
• 複製した転記先でテストし、実行履歴も確認する